TULISAN TUGAS ERP ( Enterprise Resource Planning )

ERP (Enterprise Resource Planning) 

PENGERTIAN

Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang secara de facto adalah aplikasi
yang dapat mendukung transaksi atau operasi sehari-hari yang berhubungan
dengan pengelolaan sumber daya sebuah perusahaan, seperti dana, manusia,
mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas.

SEJARAH ERP

ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.

Tahapan Evolusi ERP :

• Tahap I : Material Requirement Planning (MRP). Merupakan cikal bakal dari ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan material.
• Tahap II : Close-Loop MRP. Merupakan sederetan fungsi dan tdk hanya terbatas pada MRP, terdiri atas alat bantu penyesuaian masalah prioritas dan adanya rencana yang dapat diubah atau di ganti jika diperlukan.
• Tahap III : MRP-II. Merupakan pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu: perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan
• Tahao IV : ERP. Merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan dilakukan secara mudah.
• Tahap V : Extended ERP (ERP II). Merupakan perkembangan dari ERP yang diluncurkan thn 2000, serta lebih komplek dari ERP sebelumnya.

Tabel Tahapan Revolusi ERP

MANFAAT ERP

Berikut ini adalah sebagian kecil manfaat dengan diaplikasikannya ERP bagi perusahaan:

1. Integrasi data keuangan

Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.

2. Standarisasi Proses Operasi.

Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.

3. Standarisasi Data dan Informasi

Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda.

Fungsi Dasar ERP
1. Mendefinisikan Produk:
ada 2 pendekatan definisi yang digunakan, yaitu: pertama, standard product, yakni produk mengalami permintaan berulang dan ada inventori; kedua, custom product, yakni produk dibuat berdasarkan pesanan dan pembelian material disesuaikan dengan jumlah order.

2. Strategi produksi untuk mengantisipasi kebutuhan sesuai permintaan.
Ada dua kategori yang disarankan yakni make to stock dan make to order. Make to stock hanya dipakai untuk  standard product sedangkan make to order digunakan pada kedua definisi produk yakni  standard product dan  custom product. Perbedaan pada strategi produksi make to order adalah adanya tenggang waktu yang lebih lama antara pengiriman produk dan  proses produksi

3. Menentukan Tipe hubungan antara sales order dan supply order.
Apabila menggunakan strategi produksi make to order untuk memenuhi permintaan pelanggan, maka didapatkan suatu tipe hubungan langsung antara sales order dengan kebutuhan material. Yakni, ketika order bertambah, maka material yang dibutuhkan juga akan bertambah. Penentuan tipe hubungan, berfungsi untuk menentukan kapan material dibutuhkan, berapa jumlah material yang dibutuhkan, apakah masih ada stok material dan masih perlu dilakukan order kebutuhan material.

4. Pendekatan terhadap proses produksi praktis.
Pendekatan proses produksi secara praktis bertujuan untuk mengurangi tenggang waktu dalam melaksanakan proses produksi. Pengurangan ini dapat dilakukan dengan menyederhanakan alur proses material dan rute pengerjaan produk di lantai produksi.

5. Pendekatan sistem penjadwalan yang baik.
Kemampuan untuk menentukan penjadwalan secara baik di industri manufaktur sangat dipengaruhi oleh kedinamisan dari jadwal yang ditentukan. Kedinamisan ini dipengaruhi oleh jumlah order, ukuran order, kapasitas produksi, keterbatasan sumber daya perusahaan dan aturan-aturan lainnya.

Agar penerapan ERP berbuah maksimal
Sistem ERP sebagai hasil buatan manusia tidak selamanya bermanfaat bagi setiap penggunaanya. Dalam penerapannya, sekitar 10% sampai dengan 40 % dari penggunaan ERP ini mengalami kegagalan. Untuk mengatasinya ada beberapa hal penting yang harus dilakukan supaya penerapan ERP berhasil. Diantaranya:
1.  Pemahaman yang jelas atas sasaran strategis perusahaan
2.  Komitmen dari seluruh jajaran manajemen
3.  Manajemen implementasi proyek yang baik
4.  Mampu mengatasi isu-isu teknik
5.  Tim implementasi yang baik
6.  Rekayasa ulang proses bisnis
7.  Komitmen organisasi untuk berubah
8.  Pendidikan dan pelatihan yang intensif
9.  Data yang akurat
10. Sosialisasi dan komunikasi yang intensif
11. Pengukuran kinerja yang jelas fokusnya

Kelebihan dan kekurangan ERP
ERP sebagai sebuah sistem tentunya memiliki kelebihan dan kelemahan. Penjelasannya dapat dilihat pada tabel di bawah.

Tabel 1. Kelebihan dan kekurangan ERP

MACAM-MACAM SOFTWARE ERP

1.  AXAPTA

Micfosoft Axapta yang saat ini dikenal dengan nama Micfosoft Dynamics Ax adalah sebuah aplikasi bisnis yang dilengkapi banyak fungsi terpadu. Mulai dari modul manufacturing, supply chain management, financial management, sampai dengan business analysis. Sebagaimana software ERP yang lain, Axapta dapat megintegrasikan berbagai bagian dalam perusahaan dan mempercepat penerimaan informasi dari masing-masing bagian sehingga dapat membantu manager dalam pengambilan keputusan. Microsoft Dynamics Ax ini sangat cocok bila digunakan pada perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi dan akan sangat membantu bagi perusahaan yang memiliki multi lokasi.

Microsoft Dynamics AX terbagi kedalam berbagai kategori, yaitu : Modul Financial ( buku besar, piutang, dan kewajiban ), Modul Distributon ( pesanan pembeli , persediaan, dan kebutuhan barang baku ), Modul Project ( manajemen proyek )

Keunggulan yang dimiliki oleh Microsoft Dynamics AX ini antara lain :

1). Microsoft Dynamics AX ini menggunakan platform microsft sehingga sangat mudah untuk diintegrasikan dengan produk Microsoft lainnya. Tampilan dari software inipun mirip dengan aplikasi Microsoft pada umumnya sehingga lebih familiar dang lebih mudah mengoperasikannya.

        2). Jika dibandingkan dengan yang lain, Microsoft Dynamics AX sangat fleksibel dan mudah dimodifikasi. Jika dalam perusahaan sudah terbuasa menggunakan satu cara input data, maka cara itu tidak perlu mengalami perubahan yang berarti karena sifat fleksibel yang ia miliki.

        3).  Bagi sebuah perusahaan dengan skala yang besar, Microsoft Dynamics AX adalah pilihan yang tepat karena dapat membantu perusahaan dalam menerima informasi terbaru dari berbagai bagian dalam perusahaan dan bahkan dapat meng-update data dari kantor cabang perusahaan yang berbeda lokasi. Sebagai contoh, manager bagian persedian dari sebuah perusahaantidak perlu bertanya-tanya kepada manager bagian produksi mengenai berapa banyak bahan baku yang perlu dibeli karena informasi mengenai pesanan dan skala produksi akan ter-update setiap saat dan dapat membeikan informasi yang tepat bagi manager bagian persediaan.

        4).  Microsoft Dynamics AX mampu memperluas areal bisnis di internet. Solusi yang ditawarkan dapat membantu perusahaan dalam mengembangkan bisnisnya dari yang paling dasar hingga akses langsung ke klien, mitra, pegawai, dan juga komunitas dagang. Solusi ini juga sangat membantu bagi perusahaan yang bergerak dalam areal yang sangat luas yang bahkan mencapai skala internasional kareana dapat disesuaikan dengan semua mata uang dan bahasa.

         5).  Microsoft Dynamics Ax terjangkau bagi perusahaan kelas menengah kebawah.

Kelemahan yang ada pada Microsoft Dynamics AX adalah :

a)      Dalam Microsoft Dynamics Ax hanya tersedia beberapa modul yang dinilai kurang lengkap dan tidak menunjang bagi beberapa bagian dalam perusahaan

b)      Microsoft Dynamics Ax hanya cocok digunakan pada platform Windows

2. ORACLE ERP

Basis data Oracle adalah basis data relasional yang terdiri dari kumpulan data dalam suatu system manajemen basis data RDBMS. Perusahaan perangkat lunak Oracle pertama kali dikembangkan pada tahun 1977 dan hingga saat ini Oracle memasarkan jenis basis data yang dapat digunakan pada berbagai jenis dan merk platform seperri Mac, LINUX dan Windows, namun yang lebih ditekankan adalah platform menengah seperti UNIX dan LINUX. Hingga saat ini Oracle telah mengeluarkan versi terbarunya yaitu Oracle 11g.

Modul yang terdapat dalam Oracle adalah : Inventary, pembelian, pengelolaan pesanan, BOM, WIP, penetapan biaya, ASCP, MRP, ODP, WMS, AP, AR, GL, FA, CM.

Kelebihan dari Oracle ERP adalah :

1.      Oracle bekerja di jaringan computer. Oracle memisahkan proses antara database server dan aplikasi client. Server yang terinstal Oracle bertangungjawab menangani proses database, sementara client/workstation yang menjalankan aplikasi hanya berkonsentrasi menampilkan data. Struktur ini akan mengurangai kemacetan jaringan.

2.      Oracle mendukung ukuran database yang sangat besar hingga jumlahnya terabyte. Oracle juga mendukung pengaturan penggunaan space pada harddisk sehingga ruangan harddisk termanfaatkan secara efisien.

3.      Oracle mendukung pelayanan multiuser yang terkoneksi pada waktu yang sama dan mengakses data yang sama serta mengatur system agar pemrosesan data dapat berjalan dengan cepat walaupun jumlah transaksi sangat banyak pada waktu yang hampir bersamaan karena Oracle dapat menggunakan berbagai system operasi dalam suatu jaringan untuk mengakses data. Dengan fasilitas ini, Oracle mampu menghindari konflik data dengan baik. Selain itu Oracle dapat menjalankan database selama 24jam dalam sehari sehingga pemisahan system computer dan proses backup dapat dilakukan secara online tana harus mematikan database.

4.      Oracle memiliki fitur yang baik untuk membatasi dan dan memonitor akses data sehingga dapat menghindari akses database dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan. Control untuk mengendalikan data tersebut ddapat mengendalikan data dari manapun sehingga tidak perlu membuat kode di banyak aplikasi, cukup di satu database Oracle saja.

5.      Oracle dapat berjalan di berbagai system operasi dan aplikasai yang emnggunakan data Oracle dapat dengan mudah megakses data Oracle yang berjalan di system apapun.

6.      Oracle dapat memishkan datebasenya dalam computer-komputer yang secara fisik erpisah namun secara logis terlihat seperti satu database.

7.      Oracle mampu menduplikasi database object dalam lokasi server yang berbeda-beda. Hal ini sangat membantu jika salah satu sdeervver rusak maka server lain dapat langsung menggantikan fungsinya.

Kelemahan dari Oracle ERP adalah :

1.       Ukuran yang dibutuhkan menjadi lebih besar. Dengn penyimpanan di dalam database, setidaknya dibutuhkan ukuran tambahan untuk indexing dan ukuran redo log yang besar pula.

2.       Akses menjadi lebih lambat.

3.       Lisensi Oracle sangat mahal, lebih mahal dari Microsoft Dynamics Ax dan SAP dehingga Oracle lebih banayk digunakan pada perusahaan pada kelas atas karena tidak terjangkau bagi kelas bawah dan menengah.

3. SAP

SAP adalah perusahaan software terbesar keempat di dunia yang berpusat di Jerman dan berdiri sejak tahun 1972. SAP menawarkan solusi ERP lengkap dengan modul yang terintegrasi untuk CRM dan SCM. Mereka memiliki solusi yang komprehensif untuk mengatasi kebutuhan industry terutama manufaktur. SAP dapat membantu pengguna dalam mengangani Customer Relationship Management, ERP , Product Lifecycle, Supply Chain Management, dan Supplier Relationship Management. SAP mengutamakan produknya bagi perusahaan kelas menengah ke atas.

Keunggulan SAP adalah :
a. Sebagai sebuah aplikasi ERP, SAP tergolong sangat lengkap karena terdiri dari berbagai macam modul yang dapat memenuhi kebutuhan pengguna yang bergerak pada berbagai macam bidang usaha. Modul-modut tersebut antara lain dapat membantu pengguna dalam hal Financial and controlling, Project System, Sales and Distribution, Production Planning, dan Material Management.

b. Implementasi SAP terbukti secara signifikan dapat mengurangi proses administrative, mendukung cost reduction, dan meningkatkan produktifitas.

c. Hambatan memperoleh informasi dapat dihilangkan karena informasi yang ada bukan lagi milik unit kerja melainkan milik perusahaan.

Kelemahan SAP adalah :
a. Untuk mendapatkan keuntungan penuh dari penggunaan SAP harus terjadi penggantian 90% hingga 100 % teknologi yang ada sebelumnya. Hal ini menyebabkan berubahnya budaya kerja yang telah ada sebelumnya.

b. Penggantian system memerlukan biaya yang tinggi dan waktu implementasi bisa berkepanjangan.

PERUSAHAAN YANG MENGIMPLEMENTASIKAN ERP

1)      PT Kereta Api Indonesia (PT KAI)

Software yang digunakan : SAP ERP

Unit Fungsional :

unit kerja di Kantor Pusat, Daerah Operasi, serta Divisi Regional

Tujuan :

Dengan adanya penerapan SAP ERP, akan menciptakan sebuah platform tunggal yang terinterkoneksi dengan keuangan, sumber daya manusia, dan kegiatan operasional PT KAI lainnya. Selain itu, SAP ERP juga bisa berguna untuk menentukan apakah sebuah rute yang dilalui oleh kereta api bisa ditambah frekuensinya atau bahkan bisa dihapuskan.

2)      PT. Semen Gresik

Software : JD Edwards

Unit Fungsional : Bagian Finansial

Tujuan :

untuk mendukung bisnis proses yang ada di Semen Gresik dengan penerapan pertama kali dilakukan di bagian finansial. Dengan berjalannya waktu, implementasi dilakukan di bagian penjualan dan kemudian di bagian manufakturing.

3)      PT. Jamu Puspo Indonesia (JPI)

Software : SAP

Unit Fungsional : Divisi Pemasaran

Tujuan :

untuk berubah menjadi lebih cepat dan akurat dalam pengambilan keputusan, serta menjadikan proses bisnis mereka lebih efisien. Serta dapat merespon permintaan pelanggan dengan lebih cepat dan akurat.

 Contoh Penerapan ERP di Perusahaan
Melihat benefit yang akan didapatkan dengan mengimplementasikan sistem ERP dalam manajemen sumber daya dan juga kapabilitasnya untuk diterapkan di berbagai tipe perusahaan, banyak diantara perusahaan-perusahaan di Indonesia yang tertarik untuk menerapkannya.  Untuk penerapan ERP, vendor yang biasa digunakan di Indonesia adalah Oracle dan SAP. Berikut adalah testimoni perusahaan agribisnis yang menerapkan sistem ERP di Indonesia.

Testimoni PT. Sosro
“Kami sungguh merasakan berbagai bentuk efisiensi setelah melakukan komputerisasi dengan pendekatan ERP,” kata Hugo Winanto, Manajer Teknologi Informasi PT Sinar Sosro, yang kita kenal dengan produk Teh Botol Sosro. Winanto mengaku perusahaan itu sudah merancang untuk mengintegrasikan sistem komputernya sejak tahun 1999. Semula, menurut dia, ada dua jaringan komputer terpisah, yakni jaringan komputer unit produksi, dan jaringan komputer unit distribusi. Dua jaringan tersebut terpisah karena pada mulanya keduanya adalah unit bisnis yang memang terpisah. “IT kedua unit itu sudah dimerger sejak sebelum kedua unit usaha tersebut dimerger,” kata Winanto.
Saat ini PT Sinar Sosro, sedang menangani proses integrasi jaringan komputer seluruh unit kerja perusahaan itu. “Kami mempunyai delapan pabrik, sembilan kantor cabang besar dan lebih dari seratus stockist, sehingga kami perlu mengintegrasikan komputer yang tersebar di sekitar 140 tempat yang berbeda,” kata Winanto. Dalam waktu dekat, menurut dia, seluruh 140 unit kerja itu sudah akan tergabung dalam satu sistem yang terintegrasi menggunakan database dan aplikasi yang disediakan oleh Oracle. Walaupun proses integrasi antara unit produksi dengan unit distribusi belum sepenuhnya tuntas, Winanto mengaku manajemen sudah mendapatkan banyak sekali manfaat dari sistem online yang sudah berhasil dicapai di masing-masing jalur.
Dulu misalnya, perlu waktu yang sangat lama untuk mendapatkan berbagai data terbaru perusahaan, misalnya data produksi, data stock barang atau data penjualan. Kelambatan itu terjadi karena seluruh proses pengumpulan data dilakukan secara manual. “Di pabrik dilakukan data entry, kemudian data direkap dan dikirim melalui fax, dan di kantor pusat dilakukan konsolidasi setelah dilakukan data entry lagi,” kata Winanto. Tetapi dengan sistem online semuanya berubah. Hari ini kantor pusat sudah bisa mendapatkan data penjualan, data produksi, sampai dengan stock barang  per kemarin. Hal itu bisa terjadi karena hanya diperlukan satu kali proses input data, dan seluruh proses konsolidasi dilakukan oleh komputer.
Integrasi ini, menurut Winanto, telah mendongkrak efisiensi perusahaan secara signifikan. Kesalahan manusia  (human error) dalam proses konsolidasi data kini bisa diabaikan. Jumlah tenaga kerja sudah bisa dikurangi, dan kini sejumlah staf sudah dialihkan untuk bidang kerja yang lain. “Dan yang pasti, walaupun belum bisa paperless, tetapi pasti sudah less paper dalam manajemen perusahaan.” Karena penyebaran unit kerja PT Sinar Sosro yang sedemikian luas, diperlukan satu sistem jaringan yang sangat luas (wide area network, WAN), dan untuk itu diperlukan layanan pihak ketiga untuk menyediakan layanan komunikasi data untuk tujuan tersebut. Untuk layanan tersebut PT Sinar Sosro mempercayakan pada PT Lintasarta Aplikanusa, perusahaan yang sudah puluhan tahun berkecimpung dalam bisnis layanan komunikasi data.
Saat ini Sinar Sosro menggunakan layanan Frame Relay untuk mengintegrasikan sistem komputernya, tetapi perusahaan itu tengah mempertimbangkan untuk menggunakan teknologi jaringan virtual privat berbasis Internet (VPN IP) yang juga ditawarkan oleh Lintasarta. “VPN IP adalah teknologi baru yang lebih murah tetapi bisa diandalkan, sehingga kami berencana untuk migrasi ke sana,” kata Winanto. Ketika ditanya mengenai kualitas layanan Lintasarta, Winanto mengatakan bahwa pihaknya cukup puas. “Kami sudah menggunakan layanan Lintasarta sejak sebelum 1999, dan bukannya memuji kami cukup puas. Karena itu setiap kali mau memperluas  jaringan, kami selalu bertanya apakah Lintasarta siap menyediakan jaringan untuk kami,” kata  Winanto lagi.

Sumber :

http://www.metrodata.co.id

http://id.earticlesonline.com

http://www.find-pdf.com/cari-kegunaan+oracle.html

http://computingchannel.co.id/software/database/oracle-software-basis-data-yang-handal http://www.chip.co.id/direct/?p=3376

http://id.wikipedia.org/wiki/Basis_data_Oracle

http://id.wikipedia.org/wiki/SAP_AG

http://en.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Dynamics_AX

http://rizki-inspirations.blogspot.com/2009/01/implementasi-erp-pada-pt-semen-gresik.html http://tekno.kompas.com/read/2010/06/10/0949169/PT.KAI.Implementasi.SAP.ERP

http://rahmatiaagustin.blog.upi.edu/2009/09/11/penerapan-erp-pada-pt-jamu-puspo-internusa/

https://peterdraw.wordpress.com/tag/manfaat-erp/

https://onepieceoftruth.wordpress.com/2011/09/25/a-brief-explanation-of-erp-enterprise-resource-planning-and-its-application/

PERANCANGAN PENJUALAN DAN PERENCANAAN PRODUKSI YANG TERINTEGRASI DENGAN MENERAPKAN TEKNOLOGI ENTERPRISE RESOURCES PLANNING (Studi Kasus Pada Perusahaan Furniture, Consumer Good dan Elektronik) oleh Zeplin Jiwa Husada Tarigan, FTI UK Petra, 2011
STUDI PUSTAKA DAN KASUS PENERAPAN ERP DALAM PERKEBUNAN KELAPA SAWIT DI INDONESIA SERTA BEBERAPA PERUSAHAAN AGRIBISNIS oleh THEODORUS WIDIHASTO SETYADI WICAKSONO, Magister Manajemen Agribisnis IPB, 2005