ERP (Enterprise Resource Planning)
PENGERTIAN
Sistem ERP adalah sebuah terminologi
yang secara de facto adalah aplikasi
yang dapat mendukung transaksi atau operasi sehari-hari yang berhubungan
dengan pengelolaan sumber daya sebuah perusahaan, seperti dana, manusia,
mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas.
SEJARAH ERP
ERP berkembang dari Manufacturing
Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari
Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP
secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi,
persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akunting perusahaan. Ini
berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis
seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen
kualitas dan sumber daya manusia.
Tahapan Evolusi ERP :
- Tahap I
: Material Requirement Planning (MRP). Merupakan cikal bakal dari ERP,
dengan konsep perencanaan kebutuhan material.
- Tahap
II : Close-Loop MRP. Merupakan sederetan fungsi dan tdk hanya terbatas
pada MRP, terdiri atas alat bantu penyesuaian masalah prioritas dan adanya
rencana yang dapat diubah atau di ganti jika diperlukan.
- Tahap
III : MRP-II. Merupakan pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan
3 elemen yaitu: perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan
simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan
- Tahao
IV : ERP. Merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa
proses bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi
lintas batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan dilakukan secara
mudah.
- Tahap V
: Extended ERP (ERP II). Merupakan perkembangan dari ERP yang diluncurkan
thn 2000, serta lebih komplek dari ERP sebelumnya.
Tabel
Tahapan Revolusi ERP
MANFAAT ERP
Berikut ini
adalah sebagian kecil manfaat dengan diaplikasikannya ERP bagi perusahaan:
1. Integrasi
data keuangan
Untuk
mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan
mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.
2. Standarisasi
Proses Operasi.
Menstandarkan
proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan
produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.
3.
Standarisasi Data dan Informasi
Menstandarkan
data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan
besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis
bisnis yg berbeda-beda.
Fungsi Dasar ERP
1. Mendefinisikan Produk:
ada 2 pendekatan definisi yang digunakan, yaitu:
pertama,
standard
product, yakni produk mengalami permintaan berulang dan ada
inventori;
kedua,
custom product, yakni produk
dibuat berdasarkan pesanan dan pembelian material disesuaikan dengan jumlah
order.
2. Strategi produksi untuk mengantisipasi kebutuhan sesuai
permintaan.
Ada dua kategori yang disarankan yakni
make to stock dan
make
to order.
Make to stock hanya dipakai untuk
standard
product sedangkan
make to order digunakan pada kedua
definisi produk yakni
standard product dan
custom
product. Perbedaan pada strategi produksi
make to order adalah
adanya tenggang waktu yang lebih lama antara pengiriman produk dan proses
produksi
3. Menentukan Tipe hubungan antara sales order dan supply
order.
Apabila menggunakan strategi produksi
make to order untuk memenuhi
permintaan pelanggan, maka didapatkan suatu tipe hubungan langsung antara
sales
order dengan kebutuhan material. Yakni, ketika order bertambah, maka
material yang dibutuhkan juga akan bertambah. Penentuan tipe hubungan,
berfungsi untuk menentukan kapan material dibutuhkan, berapa jumlah material
yang dibutuhkan, apakah masih ada stok material dan masih perlu dilakukan order
kebutuhan material.
4. Pendekatan terhadap proses produksi praktis.
Pendekatan proses produksi secara praktis bertujuan untuk mengurangi
tenggang waktu dalam melaksanakan proses produksi. Pengurangan ini dapat
dilakukan dengan menyederhanakan alur proses material dan rute pengerjaan
produk di lantai produksi.
5. Pendekatan sistem penjadwalan yang baik.
Kemampuan untuk menentukan penjadwalan secara baik di industri manufaktur
sangat dipengaruhi oleh kedinamisan dari jadwal yang ditentukan. Kedinamisan
ini dipengaruhi oleh jumlah order, ukuran order, kapasitas produksi,
keterbatasan sumber daya perusahaan dan aturan-aturan lainnya.
Agar penerapan ERP berbuah maksimal
Sistem ERP sebagai hasil buatan manusia tidak selamanya bermanfaat bagi
setiap penggunaanya. Dalam penerapannya, sekitar 10% sampai dengan 40 % dari
penggunaan ERP ini mengalami kegagalan. Untuk mengatasinya ada beberapa hal
penting yang harus dilakukan supaya penerapan ERP berhasil. Diantaranya:
1. Pemahaman yang jelas atas sasaran strategis perusahaan
2. Komitmen dari seluruh jajaran manajemen
3. Manajemen implementasi proyek yang baik
4. Mampu mengatasi isu-isu teknik
5. Tim implementasi yang baik
6. Rekayasa ulang proses bisnis
7. Komitmen organisasi untuk berubah
8. Pendidikan dan pelatihan yang intensif
9. Data yang akurat
10. Sosialisasi dan komunikasi yang intensif
11. Pengukuran kinerja yang jelas fokusnya
Kelebihan dan kekurangan ERP
ERP sebagai sebuah sistem tentunya memiliki kelebihan dan kelemahan.
Penjelasannya dapat dilihat pada tabel di bawah.
Tabel 1. Kelebihan dan kekurangan ERP
MACAM-MACAM
SOFTWARE ERP
1. AXAPTA
Micfosoft Axapta yang saat ini dikenal dengan nama
Micfosoft Dynamics Ax adalah sebuah aplikasi bisnis yang dilengkapi banyak
fungsi terpadu. Mulai dari modul manufacturing, supply chain management,
financial management, sampai dengan business analysis. Sebagaimana software ERP
yang lain, Axapta dapat megintegrasikan berbagai bagian dalam perusahaan dan
mempercepat penerimaan informasi dari masing-masing bagian sehingga dapat
membantu manager dalam pengambilan keputusan. Microsoft Dynamics Ax ini sangat
cocok bila digunakan pada perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi dan
akan sangat membantu bagi perusahaan yang memiliki multi lokasi.
Microsoft Dynamics AX terbagi kedalam berbagai
kategori, yaitu : Modul Financial ( buku besar, piutang, dan kewajiban ), Modul
Distributon ( pesanan pembeli , persediaan, dan kebutuhan barang baku ), Modul
Project ( manajemen proyek )
Keunggulan yang dimiliki oleh Microsoft Dynamics AX ini antara
lain :
1). Microsoft Dynamics AX ini
menggunakan platform microsft sehingga sangat mudah untuk diintegrasikan dengan
produk Microsoft lainnya. Tampilan dari software inipun mirip dengan aplikasi
Microsoft pada umumnya sehingga lebih familiar dang lebih mudah
mengoperasikannya.
2). Jika dibandingkan dengan yang lain,
Microsoft Dynamics AX sangat fleksibel dan mudah dimodifikasi. Jika dalam
perusahaan sudah terbuasa menggunakan satu cara input data, maka cara itu tidak
perlu mengalami perubahan yang berarti karena sifat fleksibel yang ia miliki.
3). Bagi sebuah perusahaan dengan skala
yang besar, Microsoft Dynamics AX adalah pilihan yang tepat karena dapat
membantu perusahaan dalam menerima informasi terbaru dari berbagai bagian dalam
perusahaan dan bahkan dapat meng-update data dari kantor cabang perusahaan yang
berbeda lokasi. Sebagai contoh, manager bagian persedian dari sebuah
perusahaantidak perlu bertanya-tanya kepada manager bagian produksi mengenai
berapa banyak bahan baku yang perlu dibeli karena informasi mengenai pesanan
dan skala produksi akan ter-update setiap saat dan dapat membeikan informasi
yang tepat bagi manager bagian persediaan.
4). Microsoft Dynamics AX mampu
memperluas areal bisnis di internet. Solusi yang ditawarkan dapat membantu
perusahaan dalam mengembangkan bisnisnya dari yang paling dasar hingga akses
langsung ke klien, mitra, pegawai, dan juga komunitas dagang. Solusi ini juga
sangat membantu bagi perusahaan yang bergerak dalam areal yang sangat luas yang
bahkan mencapai skala internasional kareana dapat disesuaikan dengan semua mata
uang dan bahasa.
5). Microsoft Dynamics Ax terjangkau bagi
perusahaan kelas menengah kebawah.
Kelemahan yang ada pada Microsoft Dynamics AX
adalah :
a) Dalam Microsoft Dynamics Ax hanya
tersedia beberapa modul yang dinilai kurang lengkap dan tidak menunjang bagi
beberapa bagian dalam perusahaan
b) Microsoft Dynamics Ax hanya cocok
digunakan pada platform Windows
2. ORACLE
ERP
Basis data Oracle adalah basis data
relasional yang terdiri dari kumpulan data dalam suatu system manajemen basis
data RDBMS. Perusahaan perangkat lunak Oracle pertama kali dikembangkan pada
tahun 1977 dan hingga saat ini Oracle memasarkan jenis basis data yang dapat
digunakan pada berbagai jenis dan merk platform seperri Mac, LINUX dan Windows,
namun yang lebih ditekankan adalah platform menengah seperti UNIX dan LINUX.
Hingga saat ini Oracle telah mengeluarkan versi terbarunya yaitu Oracle 11g.
Modul yang terdapat dalam Oracle adalah : Inventary,
pembelian, pengelolaan pesanan, BOM, WIP, penetapan biaya, ASCP, MRP, ODP, WMS,
AP, AR, GL, FA, CM.
Kelebihan dari Oracle ERP adalah :
1.
Oracle bekerja di jaringan computer. Oracle memisahkan
proses antara database server dan aplikasi client. Server yang terinstal Oracle
bertangungjawab menangani proses database, sementara client/workstation yang
menjalankan aplikasi hanya berkonsentrasi menampilkan data. Struktur ini akan
mengurangai kemacetan jaringan.
2.
Oracle
mendukung ukuran database yang sangat besar hingga jumlahnya terabyte. Oracle
juga mendukung pengaturan penggunaan space pada harddisk sehingga ruangan
harddisk termanfaatkan secara efisien.
3.
Oracle
mendukung pelayanan multiuser yang terkoneksi pada waktu yang sama dan
mengakses data yang sama serta mengatur system agar pemrosesan data dapat
berjalan dengan cepat walaupun jumlah transaksi sangat banyak pada waktu yang
hampir bersamaan karena Oracle dapat menggunakan berbagai system operasi dalam
suatu jaringan untuk mengakses data. Dengan fasilitas ini, Oracle mampu
menghindari konflik data dengan baik. Selain itu Oracle dapat menjalankan
database selama 24jam dalam sehari sehingga pemisahan system computer dan
proses backup dapat dilakukan secara online tana harus mematikan database.
4.
Oracle
memiliki fitur yang baik untuk membatasi dan dan memonitor akses data sehingga
dapat menghindari akses database dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan.
Control untuk mengendalikan data tersebut ddapat mengendalikan data dari
manapun sehingga tidak perlu membuat kode di banyak aplikasi, cukup di satu
database Oracle saja.
5.
Oracle dapat
berjalan di berbagai system operasi dan aplikasai yang emnggunakan data Oracle
dapat dengan mudah megakses data Oracle yang berjalan di system apapun.
6.
Oracle dapat
memishkan datebasenya dalam computer-komputer yang secara fisik erpisah namun
secara logis terlihat seperti satu database.
7.
Oracle mampu
menduplikasi database object dalam lokasi server yang berbeda-beda. Hal ini
sangat membantu jika salah satu sdeervver rusak maka server lain dapat langsung
menggantikan fungsinya.
Kelemahan dari Oracle ERP adalah :
1.
Ukuran
yang dibutuhkan menjadi lebih besar. Dengn penyimpanan di dalam database,
setidaknya dibutuhkan ukuran tambahan untuk indexing dan ukuran redo log yang
besar pula.
2.
Akses menjadi lebih lambat.
3.
Lisensi Oracle sangat mahal, lebih mahal dari Microsoft Dynamics Ax dan SAP
dehingga Oracle lebih banayk digunakan pada perusahaan pada kelas atas karena
tidak terjangkau bagi kelas bawah dan menengah.
3. SAP
SAP adalah perusahaan software
terbesar keempat di dunia yang berpusat di Jerman dan berdiri sejak tahun 1972.
SAP menawarkan solusi ERP lengkap dengan modul yang terintegrasi untuk CRM dan
SCM. Mereka memiliki solusi yang komprehensif untuk mengatasi kebutuhan
industry terutama manufaktur. SAP dapat membantu pengguna dalam mengangani
Customer Relationship Management, ERP , Product Lifecycle, Supply Chain
Management, dan Supplier Relationship Management. SAP mengutamakan produknya
bagi perusahaan kelas menengah ke atas.
Keunggulan SAP adalah :
a. Sebagai sebuah aplikasi ERP, SAP tergolong sangat lengkap karena terdiri
dari berbagai macam modul yang dapat memenuhi kebutuhan pengguna yang bergerak
pada berbagai macam bidang usaha. Modul-modut tersebut antara lain dapat
membantu pengguna dalam hal Financial and controlling, Project System, Sales
and Distribution, Production Planning, dan Material Management.
b. Implementasi SAP
terbukti secara signifikan dapat mengurangi proses administrative, mendukung
cost reduction, dan meningkatkan produktifitas.
c. Hambatan
memperoleh informasi dapat dihilangkan karena informasi yang ada bukan lagi
milik unit kerja melainkan milik perusahaan.
Kelemahan SAP adalah :
a. Untuk mendapatkan keuntungan penuh dari penggunaan SAP harus terjadi
penggantian 90% hingga 100 % teknologi yang ada sebelumnya. Hal ini menyebabkan
berubahnya budaya kerja yang telah ada sebelumnya.
b. Penggantian
system memerlukan biaya yang tinggi dan waktu implementasi bisa berkepanjangan.
PERUSAHAAN
YANG MENGIMPLEMENTASIKAN ERP
1)
PT Kereta Api Indonesia (PT KAI)
Software
yang digunakan : SAP ERP
Unit
Fungsional :
unit kerja
di Kantor Pusat, Daerah Operasi, serta Divisi Regional
Tujuan :
Dengan
adanya penerapan SAP ERP, akan menciptakan sebuah platform tunggal yang
terinterkoneksi dengan keuangan, sumber daya manusia, dan kegiatan operasional
PT KAI lainnya. Selain itu, SAP ERP juga bisa berguna untuk menentukan apakah
sebuah rute yang dilalui oleh kereta api bisa ditambah frekuensinya atau bahkan
bisa dihapuskan.
2)
PT. Semen Gresik
Software :
JD Edwards
Unit
Fungsional : Bagian Finansial
Tujuan :
untuk mendukung
bisnis proses yang ada di Semen Gresik dengan penerapan pertama kali dilakukan
di bagian finansial. Dengan berjalannya waktu, implementasi dilakukan di bagian
penjualan dan kemudian di bagian manufakturing.
3)
PT. Jamu Puspo Indonesia (JPI)
Software :
SAP
Unit
Fungsional : Divisi Pemasaran
Tujuan :
untuk
berubah menjadi lebih cepat dan akurat dalam pengambilan keputusan, serta
menjadikan proses bisnis mereka lebih efisien. Serta dapat merespon permintaan
pelanggan dengan lebih cepat dan akurat.
Contoh Penerapan ERP di Perusahaan
Melihat benefit yang akan didapatkan dengan mengimplementasikan sistem ERP
dalam manajemen sumber daya dan juga kapabilitasnya untuk diterapkan di
berbagai tipe perusahaan, banyak diantara perusahaan-perusahaan di Indonesia
yang tertarik untuk menerapkannya. Untuk penerapan ERP, vendor yang biasa
digunakan di Indonesia adalah Oracle dan SAP. Berikut adalah testimoni
perusahaan agribisnis yang menerapkan sistem ERP di Indonesia.
Testimoni PT. Sosro
“Kami sungguh merasakan berbagai bentuk efisiensi setelah melakukan
komputerisasi dengan pendekatan ERP,” kata Hugo Winanto, Manajer Teknologi
Informasi PT Sinar Sosro, yang kita kenal dengan produk Teh Botol Sosro.
Winanto mengaku perusahaan itu sudah merancang untuk mengintegrasikan sistem
komputernya sejak tahun 1999. Semula, menurut dia, ada dua jaringan komputer
terpisah, yakni jaringan komputer unit produksi, dan jaringan komputer unit
distribusi. Dua jaringan tersebut terpisah karena pada mulanya keduanya adalah
unit bisnis yang memang terpisah. “IT kedua unit itu sudah dimerger sejak
sebelum kedua unit usaha tersebut dimerger,” kata Winanto.
Saat ini PT Sinar Sosro, sedang menangani proses integrasi jaringan komputer
seluruh unit kerja perusahaan itu. “Kami mempunyai delapan pabrik, sembilan
kantor cabang besar dan lebih dari seratus stockist, sehingga kami perlu
mengintegrasikan komputer yang tersebar di sekitar 140 tempat yang berbeda,”
kata Winanto. Dalam waktu dekat, menurut dia, seluruh 140 unit kerja itu sudah
akan tergabung dalam satu sistem yang terintegrasi menggunakan database dan
aplikasi yang disediakan oleh Oracle. Walaupun proses integrasi antara unit
produksi dengan unit distribusi belum sepenuhnya tuntas, Winanto mengaku
manajemen sudah mendapatkan banyak sekali manfaat dari sistem online yang sudah
berhasil dicapai di masing-masing jalur.
Dulu misalnya, perlu waktu yang sangat lama untuk mendapatkan berbagai data
terbaru perusahaan, misalnya data produksi, data stock barang atau data
penjualan. Kelambatan itu terjadi karena seluruh proses pengumpulan data
dilakukan secara manual. “Di pabrik dilakukan data entry, kemudian data direkap
dan dikirim melalui fax, dan di kantor pusat dilakukan konsolidasi setelah
dilakukan data entry lagi,” kata Winanto. Tetapi dengan sistem online semuanya
berubah. Hari ini kantor pusat sudah bisa mendapatkan data penjualan, data
produksi, sampai dengan stock barang per kemarin. Hal itu bisa terjadi
karena hanya diperlukan satu kali proses input data, dan seluruh proses
konsolidasi dilakukan oleh komputer.
Integrasi ini, menurut Winanto, telah mendongkrak efisiensi perusahaan
secara signifikan. Kesalahan manusia (human error) dalam proses
konsolidasi data kini bisa diabaikan. Jumlah tenaga kerja sudah bisa dikurangi,
dan kini sejumlah staf sudah dialihkan untuk bidang kerja yang lain. “Dan yang
pasti, walaupun belum bisa paperless, tetapi pasti sudah less paper dalam
manajemen perusahaan.” Karena penyebaran unit kerja PT Sinar Sosro yang
sedemikian luas, diperlukan satu sistem jaringan yang sangat luas (wide area
network, WAN), dan untuk itu diperlukan layanan pihak ketiga untuk menyediakan
layanan komunikasi data untuk tujuan tersebut. Untuk layanan tersebut PT Sinar
Sosro mempercayakan pada PT Lintasarta Aplikanusa, perusahaan yang sudah
puluhan tahun berkecimpung dalam bisnis layanan komunikasi data.
Saat ini Sinar Sosro menggunakan layanan Frame Relay untuk mengintegrasikan
sistem komputernya, tetapi perusahaan itu tengah mempertimbangkan untuk
menggunakan teknologi jaringan virtual privat berbasis Internet (VPN IP) yang
juga ditawarkan oleh Lintasarta. “VPN IP adalah teknologi baru yang lebih murah
tetapi bisa diandalkan, sehingga kami berencana untuk migrasi ke sana,” kata
Winanto. Ketika ditanya mengenai kualitas layanan Lintasarta, Winanto
mengatakan bahwa pihaknya cukup puas. “Kami sudah menggunakan layanan
Lintasarta sejak sebelum 1999, dan bukannya memuji kami cukup puas. Karena itu
setiap kali mau memperluas jaringan, kami selalu bertanya apakah
Lintasarta siap menyediakan jaringan untuk kami,” kata Winanto lagi.
Sumber :
PERANCANGAN PENJUALAN DAN PERENCANAAN PRODUKSI YANG TERINTEGRASI DENGAN
MENERAPKAN TEKNOLOGI ENTERPRISE RESOURCES PLANNING (Studi Kasus Pada Perusahaan
Furniture, Consumer Good dan Elektronik) oleh Zeplin Jiwa Husada Tarigan, FTI
UK Petra, 2011
STUDI PUSTAKA DAN KASUS PENERAPAN ERP DALAM PERKEBUNAN KELAPA SAWIT DI
INDONESIA SERTA BEBERAPA PERUSAHAAN AGRIBISNIS oleh THEODORUS WIDIHASTO SETYADI
WICAKSONO, Magister Manajemen Agribisnis IPB, 2005
