DESAIN DAN STRUKTUR
ORGANISASI
A. Pengertian Struktur
dan Desain Organisasi
Struktur adalah cara sesuatu disusun atau dibangun
organisasi yang merupakan suatu wadah berkumpulnya minimal dua orang untuk
mencapai sebuah tujuan. Struktur Organisasi adalah Suatu susunan dan
hubungan antara tiap bagian secara posisi yang ada pada perusahaaan dalam
menjalin kegiatan operasional untuk mencapai tujuan.Struktur
organisasi adalah bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompok- kan,
dan dikoordinasikan secara formal.Struktur organisasi ialah susunan pembagian
tugas secara formal yang ada dalam sebuah organisasi.Selain memiliki struktur,
organisasi juga memiliki desain organisasi.desain organisasi, Ivancevich (2008)
mendefinisikannya sebagai proses penentuan keputusan untuk memilih alternatif
kerangk2a kerja jabatan, proyek pekerjaan, dan departemen. Dengan demikian,
keputusan atau tindakan-tindakan yang dipilih ini akan menghasilkan sebuah
struktur organisasi.
B.
Departementalisasi
Departementalisasi adalah proses
penentuan cara bagaimana kegiatan yang dikelompokkan. Beberapa bentuk
departementalisasi sebagai berikut :
1. Fungsi
2. Produk atau jasa
3. Wilayah
4. Langganan
5. Proses atau peralatan
6. Waktu
7. Pelayanan
8. Alpa-numeral
9. Proyek atau matriks
1. Fungsi
2. Produk atau jasa
3. Wilayah
4. Langganan
5. Proses atau peralatan
6. Waktu
7. Pelayanan
8. Alpa-numeral
9. Proyek atau matriks
Departementalisasi fungsional
mengelompokkan fungsi – fungsi yang sama atau kegiatan – kegiatan sejenis untuk
membentuk suatu satuan organisasi. Organisasi fungsional ini barangkali
merupakan bentuk yang paling umum dan bentuk dasar departementalisasi.kebaikan
utama pendekatan fungsional adalah bahwa pendekatan ini menjaga kekuasaan dan
kedudukan fungsi- funsi utama, menciptakan efisiensi melalui spesialisasi,
memusatkan keahlian organisasi dan memungkinkan pegawai manajemen kepuncak
lebih ketat terhadap fungsi-fungsi.
§ Departementasi fungsional.
Pendekatan
fungsional untuk mengelompokan kegiatan-kegiatan organisasi ini mungkin
merupakan tie Departementasi yang paling umum dan luas digunakan dalam
merancang struktur organisasi. Departementasi fungsional dapat dijumpai dalam
semua tipe organisasi. Sebagai contoh, dalam suatu organisasi Manufacturing,
fungsi-fungsi vital yang memungkinkan perusahaan beroperasi dan menjaga
kelangsungan hidupnya.Kebaikan utama Departementasi fungsional adalah berkaitan
denan aspek-aspek positif spesialisasi . secara teoritis, fungsionalisme akan
mengingkatkan efisiensi dan memungkinkan pemanfaatan karyawan dan peralatan
paling ekonomis.
§ Departementasi produk.
Dengan
berkembangnya organisasi formal departemetasi fungsional menjadi semkain sulit
dan tidak praktis lagi. Dalam hal ini, manajemen dapat membentukdivisi-divisi
setengah otonom, yang masing-masing dirancang, memproduksi dan memasarkan
sendiri produk-produknya. Setiap produk atau lini produk dikelola oleh seorang
manajer yang bertanggung jawab kepada direktur organisasi.
§ Departementasi wilayah.
Bila organisasi
beroperasi diwilayah-wilayah yang tersebar, maka Departementasi atas dasar
wilayah akan diperlukan. Kegiatan pemasaran yang beroperasi dibanyak daerah
dalam suatu negara sering dibagi menjadi kelompok-kelompok wilayah dengan manajer
pemasaran tersendiri (Area Manajer) untuk setiap lokasi.
Tipe organisasi
divisional ini mempunyai berbagai kebaikan dan kelemahan. Kebaikan-kebaikan
antara lain: pengambilan keputusan lebih cepat dan dengan kemungkinan kualitas
lebih baik, koordinasi tugas lebih mudah dilaksanakan, karena ada pemusatan
kegiatan, beban manajemen pusat menjadi lebih ringan, karena ada pendelegasian
wewenang; dan pertanggung jawaban lebih jelas. Sedangkan kelemahan-kelemahanya
antara lain: kepentingan seluruh organisasi kurang diperhatikan, karena
kepentingan terpusat pada ukuran prestasi divisi; meningkatkan biaya
operasional organisasi, karena cenderung terjadinya kelebihan staff, duplikasi
sumber daya dan peralatan; dan mem persulit alokasi sumber daya dan konsistensi
kebijaksanaan.Rentang Kendali adalah jumlah bawahan yang melapor kepada atasan. rentang
ini merupakan satu faktor yang mempengaruhi bentuk dan tinggi suatu struktur
organisasi.
1. KOMPLEKSITAS
Kompleksitas adalah Kompleksitas
merujuk pada tingkatan diferensiasi yang ada di dalam sebuah organisasi. mempertimbangkan tingkat diferensiasi yang
ada dalam organisasi termasuk di dalamnya tingkat
spesialisasi atau tingkat pembagian kerja, jumlah tingkatan di dalam hirarki
organisasi serta tingkat sejauh mana unit-unit organisasi tersebar secara
geografis.
2. BENTUK DIFERENSIASI :
o
Diferensiasi
Horisontal, merujuk pada tingkat
diferensiasi antara unit-unit berdasarkan orientasi para anggotanya, sifat dari
tugas yang mereka laksanakan dan tingkat pendidikan dan pelatihannya. Semakin
banyak jenis pekerjaan yang ada dalam organisasi yang membutuhkan pengetahuan
dan keterampilan yang istimewa, semakin kompleks pula organisasi tersebut.
o
Diferensiasi
Vertikal, merujuk pada kedalaman
struktur. Makin banyak tingkatan yang terdapat diantara top management dan
tingkat hirarki yang paling rendah, makin besar pula terjadinya distorsi dalam
komunikasi dan makin sulit mengkoordinasi pengambilan keputusan dari pegawai
manajerial, serta makin sukar bagi top manajer untuk mengawasi kegiatan
bawahannya.
o
Diferensiasi
Spasial, merujuk pada tingkat sejauh
mana lokasi kantor, pabrik dan personalia sebuah organisasi tersebar secara
geografis. Diferensiasi dapat dilihat sebagai perluasan dari dimensi horizontal
dan vertical, artinya adalah mungkin untuk memisahkan tugas dan pusat kekuasaan
secara geografis. Pemisahan ini mencakup penyebaran jumlah dan jarak.
3. FORMALISASI
Formalisasi yaitu sejauhmana organisasi menyandarkan dirinya pada peraturan dan
prosedur untuk mengatur perilaku dari para pegawainya. Formalisasi merujuk pada tingkat sejauh mana pekejaan
dalam organisasi itu distandarisasikan. Jika sebuah pekerjaan sangat
diformalisasikan maka pemegang pekerjaan itu hanya mempunyai sedikit kebebasan
mengenai apa yang harus dikerjakan, bilamana mengerjakannya dan bagaimana harus
melakukannya.Dengan demikian formalisasi adalah suatu ukuran tentang standarisasi.Formalisasi akan diukur dengan menentukan apakah
organisasi tersebut mempunyai manual mengenai kebijakan dan prosedur, menilai
jumlah keistimewaan peraturannya, melihat kembali uraian pekerjaan untuk
melihat tingkat kerumitan. Jika kita berbicara mengenai formalisasi maka kita
merujuk pada peraturan tertulis organisasi.
4. SENTRALISASI VS DESENTRALISASI
Sentralisasi, merujuk kepada
tingkat dimana pengambilan keputusan dikonsentrasikan pada suatu titik tunggal
di dalam organisasi. Konsentrasi yang tinggi menyatakan adanya sentralisasi
yang tinggi, sedangkan konsentrasi yang rendah menunjukkan sentralisasi yang
rendah atau yang disebut Desentralisasi. Dalam Sentralisasi harus
memperhatikan Sentralisasi hanya memperhatikan struktur formal dan
bukan dengan organisasi informal.
Hambatan
sentralisasi :
§ Hanya memperhatikan struktur formal.
§ Memperhatikan kebebasan dalam pengambilan keputusan.
§ Konsentrasi pada seseorang, unit atau tingkat.
§ Kontrol dari top manajemen, tetapi keputusan tetap
terletak pada anggota tingkat rendah.
Keuntungan
desentralisasi :
§ Setiap manajer mempunyai keterbatasan terhadap jumlah
informasi
§ Dapat menanggapi perubahan dengan cepat.
§ Memberi masukan lebih rinci bagi pengambil keputusan.
§ Memotivasi pegawai untuk memberi kesempatan dlm
pengambilan keputusan.
§ Memberi peluang pelatihan bagi manajer tingkat rendah.
Keuntungan sentralisasi :
§ Keputusan komprehensif yang akan diambil.
§ Penghematan dan lebih efektif
5. Dimensi Struktur
Tinjauan mengenai
struktur organisasi biasanya cukup memadai dengan menggunakan tiga parameter
yang telah di jelaskan di atas. Sebagian besar telah di bahas pada bagian dua
yaitu kompleksitas, formalitas, dan sentralitas.
Berbagai Fungsi
Yang Melekat Pada Struktur Organisasi
Pengembangan
struktur organisasi formal bersangkutan juga dengan penyusunan
hubungan-hubungan yang terjadi dalam struktur. Hubungan-hubungan sebagai
fungsi-fungsi struktural yang terjadi secara garis besar dapat diperinci
sebagai berikut :
Ø Wewenang. Arti wewenang (Authority) adalah hak
melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan sesuatu.
Ø Kekuasaan. Kekuasaan (Power) sering dicampur adukan
dengan wewenang. Walaupun kekuasaan dan wewenang sering ditemui bersama, tetapi
keduanya berbeda. Bila wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu, kekuasaan
adalah untuk melakukan hal tersebut.
Ø Tanggung jawab. Tanggung jawab (Responsibility) adalah
kewajiban untuk melakukan sesuatu. Dalam organisasi, tanggung jawab adalah
kewajiban seseorang untuk melaksanakan tugas untuk fungsi organisasi.
Ø Akuntabilitas. Tidak seperti tanggung jawab,
Akuntabilitas (Account-Ability) adalah faktor diluar individu dan perasaan
pribadinya. Bila seseorang manajer menghendaki pertanggungjawaban untuk suatu
kegiatan yang dilakukan bawahan dapat dinyatakan akuntabilitas terjadi.
Ø Komunikasi dalam Organisasi. Dalam organisasi
formal, arus informasi mengalir secara khusus. Struktur organisasi diharapkan
dapat menjadi alat utama bagi komunikasi formal ini. Komunikasi seperti
pemberian perintah, permintaan akan suatu informasi, dan penerangan tentang
keputusan manajemen sering mengalir dari atas ke bawah melalui tingkatan
Organisasi.
Ø Hubungan Lini dan Staff. Masih berhubungan dengan
konsep wewenang dikenal apa yang disebut Hubungan Lini Dan Staff. Keduanya ini
merupakan pendekatan yang berbeda untuk menentukan Deskripsi wewenang dalam
Organisasi.
Ø Rentang Kendali. Yang dimaksud rentang kendali atau
pengawasan (Span Of Control) adalah beberapa orang jumlah bawahan yang dapat
dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer atau atasan. Rentang Kendali sering
disebut dengan istilah-istilah span of supervision, span of
authority, span of management dan span of attention
Ø Sentrailisasi dan
desentralisasi. Bila wewenang didelegasikan atau dilimpahkan meluas dalam suatu
organisasi, desentralisasi wewenang terjadi.
Ø Rantai wewenang
scalar. Karena keseluruhan kegiatan organisasi dibagi-bagi dan dikelompokan
atas dasar fungsi, produk, wilayah dan sebagainya, dan karena adanya saling
ketergantungan diantaranya, maka kegiatan-kegiatan tersebut harus
diintegrasikan.
Ø Kesatuan
perintah. Satu aspek dasar struktur organisasi lainya (implicit dalam rantai
scalar) adalah “satu orang, satu atasan”. Ini berarti bahwa seseorang bawahan
hendaknya hanya menerima instruksi dari sumber tunggal. Kesatuan perintah
terutama dimaksudkan untuk memudahkan koordinasi.
Ø Ukuran, yaitu jumlah
anggota dalam organisasi
Ø Komponen
administratif, yaitu presentase total jumlah anggota yang menjalankan tanggung
jawab administratif.
Ø Spesialisasi, yaitu
jumlah kekhususan yang dilakukan dalam anggota.
Ø Standarisasi, yaitu
adanya prosedur prosedur untuk mengatur peristiwa atau aktivitas yang bersifat
berulang atau regular.
Ø Formalisasi, yaitu
sejauh mana aturan, prosedur, aturan dilakukan secara tertulis.
Ø Sentralisasi,
Konsentrasi wewenang pengambilan keputusan.
Ø Kompleksitas, jumlah
diferensiasi vertikal, jumlah unit atau departeman.
Ø Integrasi, kualitas
kerja sama antara unit unit yang dibutuhkan untuk menyatukan tujuan, atau
rencana rencana dan umpan balik yang digunakan untuk mengkoordinasi unit unit.
Ø Diferensiasi, jumlah
fungsi fungsi khusus yang di jalankan dalam organisasi, atau perbedaan dalam
orientasi kognitif dan emosional antara pada manager dari departeman yang
berbeda.
C. Model Desain
Organisasi
Model desain organisasi adalah mekanisme-mekanisme
formal pengelolaan suatu organisasi yang menunjukkan kerangka dan susunan
perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian
atau posisi-posisi maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas
wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Desain
mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standardisasi, koordinasi,
sentralisasi, desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran satuan
kerja.
1. Desain Organisasi Mekanistik.
ü Proses kepemimpinan
tidak mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan.
ü Proses motivasi hanya
menyadap motif fisik, rasa aman dan ekonomi melalui perasaan takut dan sanksi.
ü Proses komunikasi
berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir ke bawah dan cenderung
terganggu tidak akurat.
ü Proses interaksi
bersifat tertutup dan terbatas, hanya sedikit pengaruh bawahan atas tujuan dan
metode departemental.
ü Proses pengambilan
keputusan hanya di tingkat atas, keputusan Relatif.
ü Proses penyusun tujuan
dilakukan di tingkat puncak original, tanpa mendorong adanya partisipasi
kelompok.
ü Proses kendali
dipusatkan dan menekankan upaya memperhalus kesalahan.
ü 2. Desain Organisasi
Orgranik.
ü Proses kepemimpinan
mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan antara atasan dan bawahan
dalam segala persoalan.
ü Proses motivasi
berusaha menimbulkan motivasi melalui metode Partisipasi.
ü Proses komunikasi
berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir secara bebas keseluruh
orgranisasi yaitu ke atas ke bawah dan kesamping.
ü Proses interaksi
bersifat terbuka dan ekstensif, bai atasan ataupun bawahan dapat mempengaruhi
tujuan dan metode partemental.
ü Proses pengambilan
keputusan dilaksanakan di semua tingkatan melalui proses kelompok.
ü Proses penyusunan
tujuan mendorong timbulnya partisipasi kelompok untuk menetapkan sasaran yang
tinggi dan realistis.
ü Proses kendali
menyeber ke seluruh orgranisasi dan menekan pemecahan masalah dan pengendalian
diri.
D.
Implikasi Manajerial
Kesimpulan nya Sebuah struktur dan desain yang
efektif harus mampu mengoptimalkan kinerja baik organisasi maupun anggotanya.
Hal ini bertujuan untuk tercapai apabila ada penataan tugas, aktivitas kerja
dan individunya menurut cara-cara tertentu agar tujuan tercapai. Sebuah
struktur dan desain yang efektif harus mampu menggunakan tipe dan jumlah dengan
untuk mencapai tujuan.
Sumber:
No comments:
Post a Comment