PERANAN SISTEM INFORMASI DALAM PROSES MANAJEMEN

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN & PERANAN SISTEM INFORMASI DALAM PROSES MANAJEMEN

      A.    Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik.Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system). Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.

Sebuah perusahaan mengadakan transaksi-transaksi yang harus diolah agar bisa menjalankan kegiatannya sehari-hari. Daftar gaji harus disiapkan, penjualan dan pembayaran atas perkiraan harus dibutuhkan: semua ini dan hal-hal lainnya adalah kegiatan pengolahan data dan harus dianggap bersifat pekerjaan juru tulis yang mengikuti suatu prosedur standar tertentu.Komputer bermanfaat utnuk tugas-tugas pengolahan data semacam ini, tetapi sebuah sistem informasi menajemen melkasanakan pula tugas-tugas lain dan lebih dari sekedar sistem pengolahan data. Adalah sistem pengolahan informasi yang menerapkan kemampuan komputer untuk menyajikan informasi bagi manajemen dan bagi pengambilan keputusan.Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan keriga terdiri dair sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi utnuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen.

Definisi  sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah “data base”.

Konsep Dasar Informasi, terdapat beberapa definisi, antara lain :

1.      Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

2.      Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian. Sebagai contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik, akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi akan dilakukan.

3.      Data organized to help choose some current or future action or nonaction to fullfill company goals (the choice is called business decision making)

      B.     Fungsi / Manfaat Sistem Informasi Manajemen
            Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis.

Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.

Beberapa manfaat atau fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:

1.      Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.

2.      Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.

3.      Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

4.      Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.

5.       Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

6.      Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.

7.      Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.

8.      Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.

9.      Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi

      C.     Peranan Sistem Informasi Dalam Proses Manajemen

Informasi adalah sangat penting dalam sebuah perusahaan untuk kelangsungan perkembangannya. Sehingga jika sebuah perusahaan kekurangan informasi atau bahkan informasi itu terlalu banyak maka dapat mengakibatkan perusahaannya akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan yang strategis akan sangat terganggu dan pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dalam lingkungan pesaingnya.Pada sebuah perusahaan juga tentunya mengadakan beberapa pekerjaan yang bisa menunjang bisnisnya, misal saja mengadakan transaksi-transaksi yang harus diolah setiap harinya, daftar gaji yang harus disiapkan, penjualan dan pembelian atas perkiraan yang harus dibutuhkan. Semua contoh itu pastinya akan mengolah data-data yang diperlukan, dalam hal ini komputer akan memudahkan manusia dalam bekerja untuk mengolah data. Namun, dengan adanya sebuah sistem informasi akan lebih mempermudah pengolahan tersebut, tentunya dengan menggunakan sistem informasi manajemen yang tidak hanya bisa mengolah data, namun juga dapat memberikan informasi kepada pihak manajemen secara mudah dan fleksibel, dan juga bagi pengambil keputusan.

Dilihat dari pengertian Sistem Informasi Manajemen (SIM) secara umum yang dikenal oleh orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (integreted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah bisnis (organisasi), maka menurut O'Brein (2009) dapat disimpulkan bahwa peran SIM dalam operasional perusahaan ada tiga, antara lain :

1.      Menunjang kegiatan bisnis operasional

2.      Menunjang manajemen dalam mengambil keputusan

3.      Menunjang keungulan srtategi kompetitif organisasi/perusahaan

      ·         Menunjang Kegiatan Bisnis Operasional

Peranan SIM untuk menunjang kegiatan bisnis operasional dapat dibagi lagi menjadi beberapa proses lagi , antara lain :

a)      Transaction Processing System (TPS)

Dalam proses TPS ini berkembang dari sistem informasi manual untuk sistem proses data dengan bantuan mesin menjadi sistem proses data elektronik. TPS ini digunakan untuk mencatat dan memproses data hasil dari transaksi bisnis seperti penjualan, pembelian, dan perubahan persediaan/inventori. Dan pada proses TPS ini akan menghasilkan beberapainformasi produk untuk penggunakan internal dan eksternal, contoh :

ü  Pembuatan pernyataan konsumen

ü  Cek gaji karyawan

ü  Kuintasi penjualan

ü  Order pembelian

ü  Formulir pajak

ü  Rekening keuangan

b)      Process Control System (PCS)

Sistem informasi operasi secara rutin membuat keputusan yang mengendalikan proses operasional, seperti keputusan pengendalian produksi. Hal ini melibatkan process control system (PCS) yang keputusannya mengatur proses produksi fisik yang secara otomatis dibuat oleh komputer. Sebagai contoh kilang minyak petroleum dan asslemby lines dari pabrik-pabrik yang otomatis menggunakan sistem ini.

c)      Office Automation System (OAS)

Tugas dari proses OAS adalah :

-                    Mengumpulkan data dan informasi

-                    Memproses data dan informasi

-                    Mengirim data dan informasi

Data dan informasi tersebut akan berproses dalam bentuk komunikasi kantor elektronik. Contohnya :

-          Word processing dari Office Automation (OA)

-          Surat Elektronik

-    Teleconferencing

      ·         Menunjang Manajemen Dalam Mengambil Keputusan

Dalam pengambilan keputusan dengan menggunakan sistem informasi manajemen akan dilakukan oleh pihak top manajemen. Ada beberapa tipe dalam sistem pengambilan keputusan tersebut, antara lain :

1)      Laporan spesifikasi dan rencana awal untuk para manajer dikerjakan oleh information reporting system (sistem pelaporan informasi)

Contoh : Pembiayaan tahunan, laporan keuangan bulanan atau tahunan

2)      Dukungan ad hoc dan interaktif untuk pengambilan keputusan oleh manajer dikerjakan oleh decision support systems (sistem pendukung keputusan)

Contoh : opsi bantuan di kuis ones to be a milionuer “audience”

3)      Informasi kritikal untuk manajemen atas ditetapkan oleh executive information system (sistem informasi eksekutif)

Contoh : Keputusan membuka cabang perusahaan atau pendirian prodi baru di universitas

4)      Nasehat pakar untuk pengambilan keputusan operasional atau manajerial ditetapkan oleh expert system (sistem pakar) dan knowledge-based information system (sistem informasi berbasis pengetahuan lainnya)

Contoh : Penerapan kuisioner di perusahaan untuk mendukung keputusan rencana atau bahkan perbaikan system di perusahaan

5)      Dukungan langsung dan terus untuk aplikasi operasional dan manajerial dari end users ditetapkan oleh end user computing System

Contoh : pengambilan data dari database oleh end user untuk patokan pengambilan keputusan.

6)      Aplikasi operasional dan manajerial dalam mendukung fungsi bisnis ditetapkan oleh business function information System

Contoh : pembuatan laporan keuangan dengan memanfaatkan software aplikasi.

7)      Produk dan layanan jasa yang bersaing untuk mencapai keuntungan strategis ditetapkan oleh strategic information System

Contoh : Membuat strategi pengembangan produk dan jasa

      ·         Menunjang Keunggulan Strategi Kompetitif Perusahaan

Dalam sebuah persaingan, strategi sangatlah dibutuhkan untuk memberikan keunggulan perusahaan dalam persaingan bisnis, tentunya dengan memperhatikan faktor biaya, mutu, dan kecepatan proses. Strategi bisnis inilah yang akan menjadi pusat untuk mengendalikan strategi organisasi dan strategi informasi. Dan dengan mendapatkan keunggulan kompetitif dalam persaingan bisnis, maka akan membawa perusahaan tersebut dengan mudah mengendalikan pasar dan meraih keuntungan usaha.Beberapa kekuatan persiangan yang dapat dilawan dengan membangun strategi kompetitif , antara lain :

1.      Persaingan dari para pesaing yang berada di industri yang sama

2.      Ancaman dari perusahaan baru

3.      Ancaman dari produk pengganti

4.      Kekuatan tawar-menawar dari konsumen

5.      Kekuatan tawar-menawar dari pemasok

Ada juga beberapa strategi bersaing yang dapat dibangun untuk memenangkan persaingan bisnis, antara lain :

o   Cost leadership (keunggulan biaya) : menjadi produsen produk atau jasa dengan biaya rendah

Contoh : menurunkan harga jual produk atau jasa agar lebih menarik banya konsumen.

o   Product differentiation (perbedaan produk) : mengembangkan cara untuk menghasilkan produk atau jasa yang berbeda dengan pesaing

Contoh : dapat dilihat dari tempat penjualan dan kemasan produk. Jam tangan yang dijual di supermarket atau mall akan lebih menarik dan mempunyai nilai jual yang tinggi dibandingkan dengan jam tangan yang dijual di pasar atau di emperan (kaki lima).

o   Innvation (menemukan cara baru untuk menjalankan usaha) : yang termasuk dalam pengembangan ini adalah pengembangan produk atau jasa yang berbeda dengan pesaing 

Contoh : pengembangan produk mie instant yang berbeda dengan perusahaan mie instant yang lainnya, misalnya Indofood yang memproduksi mie goring cabe ijo, yang belum pernah dikeluarkan oleh mie instan lainnya.

Salah satu contoh dalam peranan stategi kompetitif adalah dalam sebuah perusahaan yang ingin mengubah seluruh datanya menjadi basisdata dengan alat penghubung standar (seperti web browser) sehingga memungkinkan informasi dapat dikomunikasi dengan para sekutu-sekutu bisnis dan pelanggannya.  Basisdata yang terstandarisasi dan dapat diakses melalui web browser mencerminkan pergeseran  posisi perusahaan secara strategis. Dan tentunya dengan strategi ini dapat mempermudah pekerjaan dan dapat meningkatkan mutu usaha kerja perusahaan tersebut.

.

SUMBER:

http://duniabaca.com/pengertian-dan-manfaat-sim-sistem-informasi-manajemen.html

http://catatan-risma.blogspot.co.id/2013/03/peran-sistem-informasi-manajemen-dalam_4935.html

Sutabri, Tata. 2005. Sistem Informasi Manajemen. ANDI. Yogyakarta.

Nyoman Darmawan, 10 Januari 2012, Sistem Informasi Manajemen dan peranannya dalam operasional perusahaan, Edisi Januari  2012, Dilihat 27 Februari 2013, <http://nyomandarma.blogspot.com/2012/01/sistem-informasi-manajemen-dan-peranan.html>.

Mia, 27 Desember 2010, Sistem Informasi dalam suatu perusahaan untuk menunjang strategisnya, Edisi Desember 2010, Dilihat 27 Februari 2013, <http://mia.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/27/sistem-informasi-dalam-suatu-perusahaan-untuk-menunjang-strategisnya/>.

Lizanda, 10 Mei 2008, Peranan SIM dalam organisasi bisnis, Dilihat 27 Februari 2013, <http://lizanda.wordpress.com/2008/05/10/13/